Kommunestyrerepresentant Sigmund Fostad (Frp) ber i en interpellasjon i forbindelse med kommunestyremøtet 25. oktober om en avklaring på kommunens internkontroll og utbetalingsprosesdyrer.

I september stilte Fostad spørsmål ved en feilaktig utbetaling på 160.000 kroner til et firma i forbindelse med arbeider ved Midtbygda skole.

Frp-politikeren mener i ettertid at svarene han fikk, ikke avklarer hendelsen i relasjon til kommunestyrets ansvar for å forsikre seg at internkontrollen i kommuneforvaltningen fungerer tilfredsstillende.

Fostad ber nå om en nærmere forklaring og lufter også tanken om eventuelle sanksjoner mot de eller den som ikke har fulgt regelverket i denne saken. Han mener også at rådmannen er i ferd med å skape en ukultur i slike saker som ikke er ønskelig i kommunen.

Her er et utdrag av Fostads brev til rådmannen og kommunen:

1. For det første: Hvilken ordning er etablert for kontroll med inngåelse av avtaler som gjøres av kommuneadministrasjonen? Hvordan kan det oppstå tvil om hvorvidt kommunen har inngått en avtale?

I dette tilfellet bekreftet rådmannen at det var inngått en avtale med det angitte firmaet, men det må tydeligvis ha vært tvil om det konkrete innholdet. Jeg ber derfor om at det eksakte innholdet blir opplyst.

Jeg ber også avklart hvordan slike avtaler opprettes, eventuelt godkjennes og formidles. Finnes det noen oversikt over slike administrative avtaler?

2. Etter økonomireglementet skal utbetalinger attesteres. Det betyr at en tjenesteperson bl.a. skal kontrollere at kravet er riktig. En overordnet tjenesteperson skal så anvise det skyldige beløpet. Sistnevnte skal bl.a. bekrefte kommunens forpliktelse, og at det finnes dekning i gyldig budsjett/vedtak.

På denne bakgrunn blir spørsmålet: Hvordan kan det skje at to tjenestepersoner som hver for seg har ansvaret for å konstatere at alle forhold er kontrollert og i orden, begge bekrefter at alle forhold er i orden, men så er de ikke det likevel?

Derfor må rådmannen opplyse årsakene til den feilaktige utbetalingen, og samtidig opplyse hva som ble gjort da feilen var avklart, jfr. f.eks. økonomireglementets sanksjonsregler.

Når rådmannen besvarte mine spørsmål med at det vil skapes en ”fryktkultur” dersom han måtte avklare disse spørsmålene nærmere, var det i beste fall en avsporing. Jeg mener at rådmannen skaper en særlig ukultur dersom en konkret avklaring av slike vesentlige spørsmål blir avfeid, eller feid under teppet av bekvemmelighetshensyn.

På grunn av manglende åpenhet og konkrete svar, er utenverdenen fortsatt helt i villrede om hvordan slik behandling av kommunens verdier kan skje. Rådmannen har plikt til både å avklare og gi en åpen og fullstendig forklaring når det stilles spørsmål om vesentlige uregelmessigheter. Så lenge uklarhetene vedvarer, mangler kommunestyret det nødvendige grunnlaget for å vurdere om internkontrollen fungerer tilfredsstillende. På grunn av de mangelfulle svarene som ble gitt, er det vanskelig å vurdere om tilsvarende forhold kan ha forkommet tidligere, uten å bli oppdaget. Det er heller ikke gitt konkrete opplysninger om hvilke tiltak som er iverksatt for å hindre gjentagelser.

3. Etter som rådmannen ikke har benektet at det er inngått en muntlig avtale som antydet, antar jeg at den faktisk er godkjent av ham. Når det utbetales kr. 160.000,- for en tjeneste, finner jeg det naturlig å spørre hvilken ytelse rådmannen mener er ”kjøpt”, og hvorfor det er gjort for en slik pris?

4. Rådmannen plikter å rapportere til kommunestyret hva som er/blir gjort når slike uheldige forhold forekommer. Jeg ber nå rådmannen selv opplyse åpent om de faktiske hendelser i saka, hvordan internkontrollen fungerer både når det gjelder inngåelse av avtaler, og rådmannens egen kjennskap til slike avtaler, samt om hans tilsyn med godkjenningsprosedyren (attestasjon og anvisning) for utbetalinger."

Sammen med brev har Fostad lagt ved en egen momentliste som grunnlag for interpellasjonen:

Gjeldende regelverk:

Attestasjonsforpliktelser – Økonomireglementes pkt. 5.1.3:

”Den som attesterer har ansvar for at pris er riktig, at eventuell rabatt og forfallsdato er i henhold til avtale, og at utregningskontroll er i tråd med pkt. 5.1.2 er foretatt. Attestasjon innebærer også en bekreftelse av at fakturaen/varen ikke er betalt/behandlet tidligere. Den som attesterer, må forsikre seg om at det er budsjettmessig dekning for beløpet, og at det for øvrig er sikkert grunnlag for å anbefale utbetaling. Feilaktige innkjøp og utbetalinger som skyldes uaktsomhet fra den som attesterer, vil kunne medføre økonomisk ansvar.”

Økonomireglementet pkt. 5.1.4.:

”Bruk av anvisningsmyndighet

Før utbetalingsordre gis skal følgende betingelser påses:

at det foreligger gyldig vedtak om bevilgning

at det finnes budsjettdekning for beløpet

at den fakturerte vare eller tjeneste er mottatt i henhold til bestillingen

at anvisningsdata er korrekt, fullstendig og tydelig utfylt

at forskriftene og kommunens regler for regnskapsføring følges

at anvisningen skjer uten unødig opphold.

Feilaktige anvisninger kan medføre økonomisk ansvar for anviseren. Det skal alltid være kjent hvem som kan opptre som stedfortreder i ferie og ved fravær med rett til anvisning i henhold til delegert fullmakt.”

Økonomireglementet s. 52:

”Økonomireglement for Oppdal kommune Utarbeidet 21.08.02 side 52 av 52 Vedtatt i kommunestyret 11.09.02 Sist revidert: k-sak 10/44 og 10/49 av 16.06.2010 Ansvarlig for ajourhold: økonomilederen.

Kommunestyret har ansvaret for å forsikre seg om at internkontrollen fungerer tilfredsstillende, og overlater tlder.” (?)

Hva med:

Regler/rutiner for inngåelse/godkjenning av administrative avtaler?

Kompetansen hos de som er gitt ”avtalerett”?

Ledernes oversikt/aksept av avtaler?

Korrupsjonsberedskapen - avklart?

Ansvarliggjøring av attesterende og anvisende tjenestepersoner?

Fostad forventer et svar på sin interpellasjon på førstkommende kommunestyremøte.